Perdiendo el tiempo en la empresa

GESTIÓN

Perdiendo el tiempo con nuestro ordenador

20 Abr , 2019  

Muchas horas arreglando problemas informáticos

Trabajar con dispositivos electrónicos conlleva a convivir perdiendo el tiempo en la empresa con incidencias informáticas que ralentizan nuestro trabajo constantemente. Controlar y combatir estos percances ayudan a no perder un tiempo excesivo.

Resulta común que el día que más trabajo tienes, que tu agenda está más apretada y que tienes que entregar ese informe tan importante el ordenador no enciende. O enciende y se apaga. O tarda una eternidad en encenderse. Problema informático a la vista, pero no te asustes porque no eres el único. Estudio realizados por varias consultoras  han revelado que la resolución de problemas informáticos hacen perder a los empleados entre media hora y dos horas a la semana. Estos datos en un cómputo anual se traducen en más de 100 horas anuales como mínimo en solucionar los contratiempos que surgen con los equipos informáticos.

Principales problemas informáticos

– El dispositivo va muy lento. Este problema es bastante común y puede deberse a varios motivos: que necesites desfragmentar el disco duro para que ocupe menos espacio o que te hayas descargado algún virus que afecte a la velocidad de tu equipo.

– No se enciende o apaga. Puede deberse a un fallo en el sistema operativo, que se haya visto dañado por alguna razón.

– Se bloquea permanentemente. Cuántas veces hemos estado trabajando sobre un documento y nuestro dispositivo se ha bloqueado sin razón previa, pues este problema puede venir por un fallo en el hardware, malware o los controladores.

– El problema que más asusta, y que es compatible e incuso el motivo de muchos de los otros, el virus. En estos casos es necesario actuar rápido y con cabeza, los datos pueden estar en peligro y con ellos nuestro trabajo diario.

– El ratón, el teclado o la pantalla no funcionan. Este es uno de los problemas más fáciles de solventar porque posiblemente sea necesaria una limpieza de los aparatos o un cambio de pilas.

-El ordenador se calienta en exceso. Hay ocasiones en las que te acercas al ordenador y desprende un calor excesivo, acompañado de un fuerte ruido: el ventilador necesita una limpieza. Es habitual que con el tiempo las aspas sufran averías o estén sucios, este problema se combate es fácil de combatir con una limpieza habitual.

Solucionar las incidencias

Limpieza periódica de los equipos; documentación de los sistemas que describan el estado de la red de forma habitual para poder solucionar las incidencias con rapidez; configuración y documentación de los usuarios que utilizan los dispositivos, permisos y carpetas a las que tienen acceso; equipamiento actualizado y software con licencias de uso en regla; y por supuesto, copias de seguridad y plan de recuperación que eviten caer en el colapso ante un fallo del dispositivo o un virus malicioso.

Estas son algunas de las principales funciones que tienen que estar previstas para solucionar problemas informáticos pero que se desconocen o no se realizan en la mayoría de las ocasiones. Desde estas empresas de consultoría señalan que “si queremos ser productivos y no incurrir en los gastos elevados que pueden causar las averías, como las paradas de producción, pérdidas de ganancias y tiempos muertos causados por la ausencia de equipos que estén reparándose, debemos avanzarnos y planificar e incorporar un mantenimiento predictivo y preventivo”. Sera una buena manera de que el personal a tu cargo este perdiendo el tiempo en la empresa.

Disponer de un equipo que mantenga el sistema informático se torna esencial para empresas que realizan el 90% del trabajo ante un ordenador, tablet o móvil. Una planificación y organización con los mismos puede evitar la pérdida de tiempo, así como el aumento de la productividad y reducción de costes.

¿Cuánto tiempo perdemos en el trabajo?

¡Toda una pregunta! ¡Y abundan los estudios en todo el planeta sobre este tema: desde revistas científicas hasta numerosas publicaciones periódicas especializadas en administración a través de periódicos, encuestas, agencias gubernamentales, entre otros medios.

Por supuesto, se tienen en cuenta una gran cantidad de factores: la definición misma de tiempo perdido en el trabajo no siempre es la misma; algunos estudios toman en cuenta los descansos para tomar café, reuniones improvisadas en los pasillos para discutir el último o problemas de salud de algunos de sus familiares; el partido de futbol de la noche anterior; otros incorporarán tiempo dedicado a facebook o instagram; reuniones innecesarias; correos electrónicos búsqueda de información aún disponible pero no accesible; ser molestado por los colegas; etc…

No importa lo que nos haga perder el tiempo en el trabajo, todos sabemos que lo estamos perdiendo. A veces por buenas razones  y otras no tanto. Escuchar a un colega decirnos cómo tiene dificultades con un cliente y permitirle ventilar o proponer una solución no es una pérdida de tiempo.

Por el contrario, crea un espíritu de equipo, una colaboración saludable, una cultura corporativa de autoayuda y se centra en las necesidades de los clientes, incluso en las difíciles. Pero escuchar a un colega hablarnos sobre sus problemas de relación o con su madrastra y, lo que es más, por octava vez, se puede llamar la pérdida de tiempo.

Doy estos ejemplos para ilustrar la complejidad metodológica a la hora de evaluar qué es el tiempo perdido y qué no . Se utiliza una gran cantidad de subjetividad para medir esta pérdida de tiempo. Sin embargo, todos los estudios y artículos escritos por expertos en el campo aceptan evaluar este tiempo en aproximadamente 45 minutos por día, el equivalente a 3.75 horas por semana, ¡prácticamente un mes de trabajo por año! Esto también lo confirman nuestros propios estudios y análisis sobre la pregunta, si son las estadísticas de nuestros clientes quienes usan nuestra plataforma para seguir la capacitación de Chronos justo a tiempo (promedio de 44.8 minutos / día) o un grupo piloto de MBA ejecutivo de la UQAM ESG con participantes de pequeñas, medianas y grandes empresas (61 minutos / día).

120 horas al año, casi 5 días al año

Si, este es el tiempo que perdemos frente a una computadora esperando. Estas son las alegrías de la vida moderna. Todo  el mundo sabe esto: una computadora que se toma su tiempo para encender, reiniciar  o apagar, un programa que comienza a la velocidad del caracol como sino tuviéramos nada que hacer en la vida que mirar la pantalla vacía o los archivos que tardan mucho tiempo en transferirse de un medio a otro. Por tanto, el tiempo de espera promedio al iniciar la computadora  sería de unos 11 minutos. Todo esto tiene un nombre:  el “tiempo de inactividad digital“. Y eso sería, según un estudio, uno de los siete principales factores estresantes diarios.

Estrés

¿Qué sucede cuando estamos cansados ​​de esperar la buena voluntad de la computadora? Más de un tercio de personas dice que los pone de mal humor por el resto del día. Casi el 30% perdería incluso el sueño. Varía de un país a otro, como en Francia o España, que son el tipo de quejas que se suelen hacer efectivas cuando los equipos informáticos no están a la altura, y es bien sabido, que llegarían justo detrás de los chinos en términos de estrés digital. ¿Que hacer? Un porcentaje nada desdeñable de los franceses, ingleses o españoles, al parecer, vienen a golpes con sus respectivos aparatos. Así es como las pobres computadoras inocentes terminan pisoteadas o lanzadas contra una pared. Especialmente en Alemania.

Tiempo de trabajo perdido

El problema no es nuevo. Se ha calculado que los trabajadores cuando operan con sus computadoras se demoraban entre 10 y 25 minutos de media pendientes de que el ordenador procese cualquier información que se le requiera, en el transcurso del día, mientras, quedamos embobados a la luz de la pantalla. Hay administraciones que pueden llegar a perder mas millón de horas de trabajo por año por este motivo.

Entonces, ¿qué hacer? Lamentablemente, no mucho. Se han efectuado estudios realizados con miles de personas, y  desafortunadamente, la computadora es una de las cadenas  donde cada enlace tiene su propia inercia.  Incluso con un disco duro rápido, no somos inmunes a un sistema operativo que nunca deja de cargarse o un software que también se toma su
tiempo para comenzar  sin contar los problemas de conexión de red.  Además, la ley de Murphy exige que, siempre que tenemos prisa en efectuar un trabajo urgente con nuestro equipo informático, la computadora se toma su tiempo.

7 cosas que te hacen perder el tiempo en el trabajo

Es difícil ser 100% productivo en el trabajo. 5 minutos en Facebook, 10 minutos para conversar con un colega, su computadora se bloquea durante 15 minutos … ¿Sabías que una persona normal tarda un promedio de 4 minutos en recuperarse de una interrupción y reanudar dónde estaba en su trabajo? Juntos de punta a punta, estos minutos se convierten rápidamente en horas.

De acuerdo con una encuesta realizadas continuamente por diferentes organismos, el 89% de los trabajadores perdería tiempo de trabajo diariamente. De estos, más del 60% pierden entre 30 minutos y una hora cada día, y el 4% pierde al menos la mitad de su jornada laboral en tareas no relacionadas. Da miedo, ¿no es así?

Las causas del tiempo perdido en el trabajo son múltiples y, contrariamente a lo que se podría pensar, las redes sociales y el uso de Internet para fines personales no son las únicas razones. Aquí está la lista de los diferentes factores de la pérdida de tiempo en el trabajo y las soluciones para ponerle fin.

Discusiones con colegas

Las pausas para el café de 10 minutos se están prolongando debido a una discusión entre colegas, a menudo sin relación con sus tareas actuales. Esta es una de las causas más comunes de pérdida de tiempo en el trabajo.

La solución

Si una discusión de trabajo continúa en la pausa del café, continúa con una reunión con todas las partes interesadas. Por otro lado, si su colega relata sus vacaciones en detalle, corta la conversación amablemente y ofrécete para reunirte en la pausa del almuerzo.

Es esencial interactuar con colegas para fomentar un buen ambiente de trabajo, crear cohesión en el equipo, encontrar soluciones y fomentar la creatividad. Recuerda organizar un almuerzo de equipo regularmente.

El problema de los espacios abiertos

Los espacios abiertos son oficinas diáfanas sin apenas espacios cerrados, diseñadas para facilitar la comunicación entre los empleados. Sin embargo, el bullicio constante es una molestia que impide que uno sea productivo. Tonos de llamada de teléfonos fijos y portátiles, el ruido de la impresora, la música de algunos, las conversaciones de otros, sin mencionar las interrupciones incesantes … En resumen, es difícil trabajar de manera efectiva en estas condiciones.

Se revela que el 92% de los encuestados cree que su espacio de trabajo tiene un impacto en su eficiencia, y más de la mitad (57%) se ve interrumpida por el ruido causado por las conversaciones.

La solución

Si es posible, pida regresar a una oficina con paredes y una puerta. De lo contrario, aislate si te dejan en una sala de reuniones cuando necesites en algún momento de tu jornada laboral la máxima concentración o usa tapones para los oídos.

Navegación en Internet con fines personales

Esta es una de las causas más importantes del tiempo perdido en el trabajo. Facebook, Youtube y Wikipedia o Twitter, son algunos de los sitios más visitados. Ya sea que desees consultar el clima del fin de semana, encontrar una receta para la cena o consultar los horarios de las películas, es fácil sentirse tentado cuando solo tiene que hacer clic en toda la información. Por no hablar de las comunicaciones personales (mensajes de texto, Facebook y llamadas telefónicas) en tu teléfono móvil.

La solución

Guarda tu teléfono y, si es posible, apaga el wifi para evitar la tentación. Ponte límites y efectua tus búsquedas o  tus investigaciones  y comunicaciones personales durante su hora de almuerzo.

El equipo informático defectuoso

Hoy en día, la computadora y las nuevas tecnologías se han convertido en herramientas de trabajo inevitables e indispensables. La preocupación es que hay (también) a menudo errores informáticos, fallos de red y retrasos. Estos problemas técnicos pueden desperdiciar hasta 30 minutos por día, lo que equivale a 109 horas por año, o más de 2 semanas de trabajo perdido cada año.

La solución

Es esencial contar con un equipo informático y de red reciente y eficiente, actualizado regularmente y con un buen servicio informático compuesto por técnicos eficientes y receptivos.

Reuniones inútiles

En una reunión, ¿sueles soñar despierto, dormitar o hacer algo más? El problema no proviene de tí, sino de la reunión misma. Falta de propósito, falta de agenda, tiempo, participantes no preocupados por el tema: más de una reunión de cada dos es una mala reunión . Inútil para el participante como para el organizador, genera una pérdida considerable de tiempo.

La solución

La reunión es una herramienta indispensable de comunicación y coordinación en la gestión de proyectos, pero para que sea eficaz, debe estar bien preparada, con un objetivo claro y una agenda bien definida. Evita perder tiempo y asiste solo a reuniones que solo son necesarias para el progreso de tu trabajo.

Demasiados correos electrónicos para procesar

Todos nos volvimos adictos al correo electrónico para comunicarnos en el trabajo. Fácil, rápido y conveniente, evita tomar el teléfono o moverse, y mantiene un registro escrito de los intercambios. El problema: Todos los días recibimos una cantidad increíble de correos electrónicos, la mayoría de los cuales son irrelevantes o irrelevantes para nuestro trabajo. Sobre todo, interrumpimos sistemáticamente nuestro trabajo para consultar un correo electrónico que acaba de llegar. Así es como pierdes preciosos minutos a lo largo del día.

La solución

Revisa tus correos electrónicos a horas fijas cada día. Evita las largas discusiones por correo electrónico y concéntrate en la persona o el teléfono para resolver rápidamente los problemas. Si es necesario, envía un breve correo electrónico de resumen evitando mandar en copia a toda la empresa.

Un espacio de trabajo desorganizado

Tu oficina está invadida por montones de archivos. Las notas post-it y las hojas volantes están dispersas por todas partes. Y ni siquiera hablamos de los contenidos de tu ordenador. Difícil de navegar y ser productivo en estas condiciones. Además, pierdes mucho tiempo para encontrar un documento.

La solución

Almacena y organiza tu escritorio, organiza tus archivos e imprime solo si es estrictamente necesario. Usa la tecnología: hay muchos programas y aplicaciones que te permiten organizar de manera eficiente tus documentos de trabajo para recuperarlos fácilmente en caso de necesitarlos.

En conclusión

En el trabajo, regularmente se pierden minutos preciosos, voluntariamente (navegando en Internet para uso personal) o involuntariamente (debido a las interminables reuniones). Estos desperdicios de tiempo representan una pérdida financiera para la empresa. También promueven la acumulación de estrés y la presión innecesaria para los empleados que no tienen tiempo para completar las tareas y alcanzar los objetivos. Por eso es imprescindible identificarlos y limitarlos para poder evitar siempre estar perdiendo el tiempo en la empresa.



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