La gestión del tiempo

La gestión del tiempo

Cómo gestionar con éxito el tiempo de trabajo

Administrar tu tiempo de trabajo y gestionarlo efectivamente aumenta la eficiencia y la productividad. La administración o gestión del tiempo puede ahorrarte hasta una hora al día. Lista de tareas, agenda, administrador de correo electrónico: muchas herramientas están a tu disposición para priorizar, organizar y clasificar.

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Últimamente por motivos profesionales me ha tocado impartir alguna clasecita de Habilidades Directivas, concretamente sobre gestión del tiempo. Tras recopilar y leer y analizar todo el material que ha caído en mis manos, os recomiendo algunos libros que considero interesantes.

“Organizate con eficacia” de David Allen. Basado en la filosofía del GTD (Getting Things Done), presenta una metodología algo complicada pero muy efectiva sobre gestión de tareas en el trabajo diario. Hay mucha información en internet sobre el autor y su método. A mi me ha servido para ciertas cosas, pero como metodo completo nunca lo he usado.

“Domine su tiempo” de Marc Mancini. Típico libro made in USA para maximizar el rendimiento personal. De los de su estilo, me parece de los mejores, con información muy útil y algunas técnicas muy prácticas.

“¡Traguese ese sapo!” de Brian Tracy. Otro librito USA con estrategias prácticas para tomar decisiones rápidas y mejorar nuestra gestión de tareas. Curioso y con ejercicios para llevar a la práctica lo que explica.

“Momo” de Michael Ende. Más que un libro para niños, más que un cuento para mayores. Este libro es la mejor forma de conocer la esencia del uso del tiempo y resume a la perfección la necesidad de escuchar atentamente y pensar las cosas antes de actuar, y de no creer que cuanto menos tiempo tenemos, más trabajo sacamos adelante.

Y como resumen, un comentario que me hicieron cuando me cambié de despacho hace unos años. Estaba recién sentado en mi nueva mesa, apenas 3 o 4 carpetas con papeles encima y un compañero se acercó y me dijo: “¡Que poco trabajamos!”. Una mesa vacía no implica orden en la gestión, la imagen es (desgraciadamente) que apenas tenemos tareas entre las manos… La gestión del tiempo es primordial en puestos directivos.

Hoy en día es fundamental la implementación de una o varias herramientas informáticas para gestionar la complejidad del tiempo. La productividad es un problema común para todas las organizaciones. Para dominar este factor de rendimiento y aplicar correctamente la gestión del tiempo, existen soluciones informáticas cuyo objetivo es gestionar con precisión el tiempo de trabajo y todas las variables adjuntas (ausentismo, retrasos …).

Para tener éxito en esta implementación, es necesario adoptar un enfoque de proyecto, porque la adhesión de todos los empleados es fundamental para su éxito. Todo comienza con un diagnóstico preciso de las necesidades de cada servicio y proceso.

Un pequeño secreto:

Establecer metas
¿Cómo administrar bien tu tiempo si no sabes a dónde vas?

Un objetivo te da una dirección, un curso para mantener.

Este es el proceso simple que transforma una idea vaga, o un propósito general, en un resultado concreto que desea lograr.

Ya sea un objetivo:

  • Anual: hablar inglés con fluidez para que mi viaje de negocios a Londres y sea un éxito el 6 de diciembre.
  • Mensual: desarrolle 3 nuevas asociaciones para promover mi negocio de catering para el hogar.
  • O semanalmente: escribir un artículo de 2000 palabras sobre los puntos más interesantes para la reunión del lunes por la mañana.

Ten en cuenta los ejemplos anteriores. Permiten centrarse precisamente en el resultado deseado.

Para establecer un objetivo efectivo, la clave es hacerlo específico y expresarlo con claridad.

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