El arte de la retroalimentación: dar y recibir
La retroalimentación o «feed back», es una poderosa herramienta para desarrollar nuestra efectividad individual y colectiva. Todos estamos legitimados para dar a condición de adoptar la postura ++.
Y cualquier persona esta legitimada para dar desde el momento en que nuestras acciones tienen un impacto en ella. ¡Incluso podemos darle nuestra opinión sobre cómo ella hace su retroalimentación!
Dar retroalimentación positiva
¡La retroalimentación positiva no está reservada para los gerentes! Tenemos innumerables oportunidades para darles cada día. Por ejemplo: Un colega nos da un documento esperado en el tiempo y, nosotros contestamos «Gracias por su puntualidad, podré cumplir con mis plazos.»
Lo que distingue al simple «Gracias» de la retroalimentación son dos cosas:
la retroalimentación es específica.
- Especifica cómo la entrega o acción de nuestro colega es positiva (en nuestro ejemplo, se trata de puntualidad).
- El feedback describe las consecuencias que resultan de la calidad de la entrega o la acción (en este caso, la entrega de plazos).
No hay que caer en el riesgo de confundir la retroalimentación con la adulación vulgar. Porque el propósito de la retroalimentación es alentar a nuestro interlocutor a continuar en el mismo camino. Si felicitamos a una persona por su creatividad, esta persona entiende de alguna manera que somos sensibles a nuevas y originales ideas.
Será importante seguir haciendo propuestas originales. La retroalimentación (feedback) positiva se aplica a nuestro interlocutor, por supuesto: la pertinencia de las declaraciones que arroja nueva luz sobre un tema, la claridad y la ergonomía que hacen que sea fácil de operar, la calidad de tu presentación que multiplica su impacto, etc.
Pero también a los comportamientos intrínsecos o cualidades de nuestros colegas. El rigor que nos permite mantener el tiempo de nuestras reuniones, la empatía que ofrece a todos la oportunidad de expresarse, una intervención que ha desbloqueado una situación.
A veces la consecuencia de estas cualidades es simplemente el placer de trabajar juntos:
«contigo aprendo, me siento eficiente, no veo pasar el tiempo…».
La retroalimentación positiva es contagiosa. Si, nuestros colegas pueden estar sorprendidos al principio, cuando esta cultura de la retroalimentación no está instalado, pero una vez llega es todo un placer dar y recibir retroalimantación. ¡Todos ganamos!
Dar retroalimentación constructiva
Todos cometemos errores o tenemos malentendidos. ¡Son muy raramente intencionales! Por lo tanto, supongamos que nuestros colegas y socios profesionales piensan de igual manera. Este pensamiento benevolente nos ayudará a permanecer en postura ++.
Luego, antes de formular una crítica, preguntémonos si el juego vale la pena. ¿Es esencial? ¿Está mi interlocutor en condiciones de recibir una critica? ¿Cuál es el riesgo para la calidad de nuestra relación?
Si decidimos actuar, participemos en el proceso de retroalimentación constructiva con tranquilidad. Comenzando con un elemento positivo. Sea cual sea la situación. Y terminando con una conclusión positiva.
Primer caso: una entrega
Siempre hay algo positivo que decir acerca de un producto que se nos ha proporcionado. Al menos, el hecho de que fue entregado. Comenzar con un «gracias» es por lo tanto un mínimo por donde empezar.
Poner adelante una o más cualidades es útil, para que la persona que ha interactuado con nosotros sienta su valioso trabajo. Será, por tanto, tanto más receptivo a la crítica.
Esta crítica puede tomar dos formas dependiendo de la situación:
Vemos una mejora en esta entrega semanal de tu información, pero no está bloqueando el resto del proceso: «la próxima vez, puedes modificar tal o cual aspecto porque tengo tal o cual necesidad…». Encontramos las dos cualidades de la retroalimentación: es precisa y explícita sobre las consecuencias. Pero valida en la entrega del informe para este tiempo o momento.
Otro ejemplo, podria ser: No podemos usar este informe como es, o como está y no tenemos competencia ni tiempo para modificarla nosotros mismos: «Hay un aspecto concreto en este informe que no me acaba de convencer y, que me molesta por alguna razón. ¿Cuándo puedes darme una nueva versión? «.
En ambos casos agradeceremos a nuestro interlocutor por su compromiso de brindarnos la entrega de este informe (la próxima vez o en una fecha concertada) una proxima entrega del mencionado informe, estará adaptado a nuestras necesidades.
Segundo caso: comportamiento
Una vez más, comencemos nuestra retroalimentación (feedback) con un elemento positivo. Nuestro colega ha cometido una torpeza, ¡pero también tiene cualidades! Antes de hablar con él, revisemos lo que nos gusta de él.
Sinceramente. Esto nos permitirá volver a la posición de ++ a pesar de que su comportamiento nos ha enfurecido. «Admiro tu poder de trabajo, adelantas proyectos, efeciente, etc…».
«Pero hay una cosa que me molesta de la que quiero hablarte. ¿Tienes un momento? Esta manera de abordar el tema demuestra nuestra benevolencia. Hablamos de nosotros mismos (soy yo quien como responsable y no tú que eres culpable de…) y respetamos el tiempo de nuestro interlocutor. Si no está disponible, no será receptivo a nuestra reacción de todos modos.
«Así que aquí está. Cuando hiciste esto, sentí tal emoción, reacción, meparecio mejorable porque… «. Por ejemplo: «Cuando usted presentó el fruto de nuestro trabajo en una reunión sin mencionar que yo había participado en ella, sentí una gran frustración. Me sentí traicionado.
Hablar de nuestras emociones permite que nuestro interlocutor tome conciencia del impacto de su comportamiento sobre nosotros. En muchos casos, se fusionará en excusas y, en principio prometerá no repetir. Este tipo de acciones.
Recibir comentarios – ¡incluso torpes!
Una retroalimentación positiva es un regalo. Darle la bienvenida con un «gracias por decirme aquello o lo otro» con una sonrisa grande es en sí mismo una regeneración que invita al donante de la acción en cuestión a continuar alimentándonos con la regeneración positiva.
Si por el contrario respondemos apenas con una sonrisa avergonzada, una «Sólo estoy haciendo mi trabajo», nuestro interlocutor podría secarse y enfriarse a la hora de actuar como hemos señalado anteriormente, sin embargo, esta fuente inagotable de pequeños placeres.
Si a veces nos sentimos avergonzados, es porque tenemos miedo de sentirnos responsables ante el donante. Nuestro «gracias» es suficiente para iluminar su regalo de un contra-regalo equivalente.
La regeneración constructiva es también un regalo. Nos ayuda a tomar conciencia de lo que podemos mejorar en nuestros productos, métodos o comportamientos. Incluso si nos molesta, especialmente cuando toca nuestro comportamiento, nos hace crecer.
Una vez más, el «Gracias por decirme» es la mejor bienvenida que podemos darle a nuestro interlocutor. Nuestro «gracias» relaja el ambiente (no siempre es fácil para nuestro colega hacer una observación) y nos invita a reflexionar.
Nos prepara para discutir juntos para encontrar una solución, una manera diferente de hacer las cosas. Por supuesto, también podemos solicitar comentarios de nuestros colegas. Porque esta es una de las 3 maneras de ser más eficaces gracias a los demás.
A veces el embalaje de todo ello es insatisfactorio. La crítica es incómoda y ofensiva. En el interior, la retroalimentación no es menos que un regalo. Para descartar el embalaje y guardar el regalo, discernir la parte inferior de la critica constructiva.
Aceptemos los antecedentes y criticemos la forma. -Gracias por decírmelo, no lo sabía. La próxima vez, ¿puedes hacer tus comentarios sin gritar? Me sentí asaltado, o mal… Además, nuestro «agradecimiento» hará saber a nuestro interlocutor que no necesita «ser tan serio e implacable»!
