GESTIÓN

La matriz de prioridades

18 Oct , 2017  

los cuatro desafíos de la matriz de prioridades

También conocida como Eisenhower Matrix, en honor al general que la creo en 1944, la matriz de prioridades es una parte esencial de la gestión del tiempo.

Es fácil de entender (basta con clasificar todas nuestras tareas a realizar en los 4 eslabones dibujados por los 2 ejes de Urgencia e Importancia), su aplicación al día de hoy sigue siendo un desafío.

La matriz de prioridades

El desafío de marcar A

Es la esfera de la adrenalina. ¡Debemos actuar de forma inmediata y rápida! Ciertamente. Esto es indiscutible. Sí, pero … ¿Realmente nos enfrentamos realmente con emergencias reales, o realmente importantes? Para averiguarlo, hacemos tres series de preguntas:

¿La acción tiene un impacto importante en la satisfacción del cliente? Sobre la salud financiera de la empresa? en su imagen ¿Sobre las obligaciones legales que debe cumplir?

¿Cuál es el riesgo de no hacer esto de inmediato? ¿Hay algún riesgo para la seguridad personal? ¿Existe un riesgo de pérdida de clientela? ¿riesgo financiero legal? ¿Qué pasa con este riesgo si la acción se lleva a cabo la próxima semana en lugar de hoy? ¿en dos dias ? ¿mañana en dos horas o incluso una hora?

Finalmente, ¿cuál es nuestra parte de responsabilidad en la acumulación de tareas en el dial A? ¿Qué podríamos haber previsto?

Las respuestas a estas preguntas pueden darnos un poco de margen de maniobra para arbitrar en favor de una tarea de marcado B menos urgente pero con una mayor participación. De lo contrario, corremos el riesgo de caer en el círculo vicioso de la matriz empaquetada: las tareas del dial B se posponen y procesan continuamente al pie de la pared, en el dial A.

El desafío del dial B

Las tareas del dial B merecen nuestra atención. Es al anticiparlas que restauraremos la flexibilidad de nuestra agenda y ganaremos serenidad. Sin embargo, a menudo son tareas delicadas o problemas complejos que merecen un largo tiempo de reflexión, no muy compatibles con emergencias que caen a un ritmo constante. Aquí hay una lista de buenas prácticas para poner en practica:

Recorta tareas largas en subobjetivos que pueden caber en un formato corto: 45′ a 1h30 como máximo.

Programa citas con tus colaboradores para procesarlas, preferiblemente por la mañana antes de abrir el buzón de correo.

Indica claramente el objetivo de cada secuencia en la forma de un entregable concreto.

Cierra el correo, el teléfono y díles a tus colegas que debemos concentrarnos.

Si es posible, teletrabajo o aislarse en una pequeña sala de reuniones. De lo contrario, un auricular con música suave es un excelente ruido de corte…

Y, por supuesto, resistir la invasión de las tareas del dial C.

El desafío del dial C

Este es probablemente el mayor desafío de esta matriz, la que traza la “diagonal del loco” B-C. Representa nuestro mayor dilema: ¿deberíamos dar prioridad a una necesidad menos urgente de una tarea importante pero menos urgente? La respuesta es no Intelectualmente, lo entendemos.

Psíquica y casi fisiológicamente, es otro asunto. La noción de urgencia desencadena el irreprimible reflejo de liberar todo para cuidarlo. De ahí la importancia de aislarnos para proteger nuestras tareas de marcar B.

Para resistir al invasor, también podemos adoptar otros reflejos:

Responde a cualquier solicitud por “sí” y “sí”. Extracto del diálogo: “¿Puedo verte por 5 minutos?” – “Por supuesto, a las 11 horas”. El beneficio de este método es inmediato. Al escuchar el sí, el solicitante se tranquiliza. Él acuerda en el 80% de los casos posponer nuestra entrevista … cuando terminamos esta tarea de marcar B en progreso.

Reserva sistemáticamente en tu agenda los rangos de disponibilidad, uno a dos por día, para canalizar estas solicitudes y tratar las emergencias reales con serenidad.

Con cada nueva solicitud, preguntamos: “¿Quién más? ¿Podría lograr esta tarea mejor y más rápido?

Atrévete a negarte simplemente con las tareas de “no puedo” que son realmente demasiado al margen de nuestra misión.

Negociar el perímetro del entregable a ser suministrado, devolviendo al solicitante una parte del trabajo a realizar.

Recuerda suavemente las reglas del trabajo colectivo a aquellos que nunca anticipan… y negocian aún más duro con ellos.

Tratar en profundidad las emergencias recurrentes: en el dial B, por ejemplo, hacer un tutorial disponible para los compañeros de trabajo para que sean autónomos.

Obviamente, no funciona cada vez. Pero esto permite aligerar considerablemente el peso de la esfera C en favor de la esfera B.

El desafío del dial D

Consumir, primero. Al contrario de lo que dijo el general Eisenhower, arroja el contenido al cubo de la basura sin ningún estado de ánimo. En el mundo profesional de hoy, parte de las tareas del dial D son necesarias pero sin ninguna contribución directa a nuestra misión principal.

Estas son las tareas administrativas, los informes de gastos, la presentación de nuestros archivos. Sin un valor añadido real, merecen realizarse con regularidad. Es más rápido procesar el gasto de una semana que un mes entero.

Si no archivamos nuestros archivos, perdemos cada día un número creciente de minutos para encontrar nuestros registros. Con moderación, entonces. El dial D también contiene una serie de pequeñas tareas menores y completamente accesorias que podríamos prescindir, pero que nos hacen bien.

Unos pocos tweets superficiales, un juego de ping-pong-mail, un pequeño servicio para prestarle a una persona a la que apreciamos mucho, el ajuste final de una presentación ya magnífica… cada uno tiene sus propios que heceres. Estas acciones nos relajan y se merecen como un lugar razonable en nuestro horario.

Para las tareas del dial D, dos salvaguardas:

Reserva estas tareas para el “fuera de hora pico” de nuestro ritmo cronobiológico.

La matriz de prioridades no es ingrata. Nos lleva al círculo virtuoso de eficiencia una vez que enfrentamos estos 4 desafíos.



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