¿Te aburres en las reuniones?

La mayoría de los empleados ven muchas reuniones como una completa pérdida de tiempo. Por lo general son aburridas, repetitivas, y muchas veces los asistentes no tienen ni idea de por qué se requiere su presencia, siendo a menudo incapaces de llegar a un consenso o definir los próximos pasos a seguir. Para colmo de males, a menudo soportan procesos de toma de decisiones que consumen mucho tiempo, descubriendo más tarde que todas las decisiones fueron predeterminadas antes de la reunión. Por este motivo, a la hora de planificar, confeccionar y realizar las reuniones, deben definirse de forma simple y clara qué objetivos se quieren alcanzar, involucrando de manera efectiva a todos sus asistentes, algo necesario para que sean lo más productivas posible.

Establecer conexiones personales entre los miembros de un equipo, o los asistentes a una reunión, hace que se genere la confianza necesaria y suficiente para realizar las tareas asignadas al grupo, o para participar en la reunión. De hecho, a medida que conectan entre sí, los miembros del equipo comienzan a aprender acerca de las habilidades y talentos de los demás miembros del grupo.

A la hora de planificar, confeccionar y realizar las reuniones deben definirse de forma simple y clara qué objetivos se quieren alcanzar.

Saber que otros están comprometidos con las tareas del grupo permite que los otros miembros del equipo trabajen tan duro como puedan ya que saben que los demás también lo están haciendo. Es decir, todo el mundo está remando en la misma dirección y tirando de su propio peso.

Cuando participamos en una reunión con personas que no conocemos, o formamos parte de un equipo que se acaba de formar sin que nos conozcamos entre nosotros, existe un juego muy efectivo que sirve para romper el hielo y empezar a materializar las primeras conexiones, se llama el juego de las dos verdades y la mentira. Consiste en compartir con los demás tres afirmaciones sobre sí mismo, dos veraces y una mentira, de modo que el resto debe decidir qué declaración es falsa.

Otra actividad útil para ayudar a reforzar y afianzar al equipo que participa en una reunión es que cada uno de los participantes escuche la respuesta de los demás miembros a las siguientes preguntas:

– ¿Por qué te comprometes a asistir a esta reunión?

– ¿Qué resultado esperas de esta reunión?

– ¿Cuáles son tus “temores” acerca de esta reunión?

– ¿Qué prioridades crees que son necesarias abordar en esta reunión?