Planificando reuniones productivas

Las reuniones productivas, valiosas y agradables requieren de una meta, diálogo abierto y un líder fuerte. Aquí te presentamos cómo hacer que tus juntas sean importantes. Son necesarias para el buen desempeño de una empresa, ya que unifican los objetivos y las estrategias a seguir; sin embargo, muchas veces pueden ser tediosas y poco productivas, si no son dirigidas con habilidad.

Quizá no es evidente el motivo, pero la explicación sí: Hay demasiadas reuniones, por un lado, y demasiadas reuniones en las que se pierde demasiado tiempo. El hecho de que cancelen una de ellas, se percibe como una liberación de tiempo inmensa, y muchos de los implicados en estas, estresados por agendas de trabajo muy pesadas, lo perciben como una liberación. ¡Uff, qué bendición!

Centrémonos hoy en las reuniones. Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay criterios que no deberíamos perder de vista:

Una reunión tiene un elevadísimo coste para muchas empresas ya que hay que multiplicarlo por el número de asistentes y el tiempo que van a emplear en ella. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial.

Es importante definir la cantidad adecuada de personas que deben asistir a una reunión, dependiendo de la necesidad que pretenda solventar: Resolver un problema, tomar una decisión, recibir ayuda o difundir información.

Es recomendable invitar únicamente a las personas que sean necesarias; aquellas que le ayudarán a lograr los objetivos y le brindarán una variedad de perspectivas sobre los temas a tratar. Estos podrían ser: Tomadores de decisiones clave para los asuntos planteados; personas con información o conocimiento de los temas; aquellos que necesiten conocer la información para poder realizar su trabajo; personas que se requieran para poner en práctica las decisiones tomadas.

Pero, ¿cuántos de nosotros detestamos las reuniones?  Todos tenemos recuerdos de reuniones (inclusive tal vez de la reunión de urgencia que se convoco anoche) que parecía que iba a durar toda la eternidad y en las que nunca se iban a tomar las decisiones.  Alguien interrumpía y desviaba al grupo de los temas de la agenda de trabajo; la persona que dirigía a su vez tenía muchas opiniones propias; la reunión duró bastante más tiempo de lo previsto y para cuando finalmente terminó, todos se fueron a casa cansados e insatisfechos y sin soluciones a nada.

Me daréis la razón si digo que: en la mayor parte de las reuniones de trabajo  se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente. El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (p.e: dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones…) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar.

En este artículo haremos una pequeña recopilación de una sèrie de recomendaciones para ayudarte a organizar tus reuniones. Es importante que sepas que no existen, bajo ninguna circunstancia, normas obligatorias. Pero que no esta de mas que se sigan, ya que de esta manera haremos que este tipo de eventos sea los mas ágil efectivo y económico posible.

La planificación

Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados por las vias habituales.

Todas las juntas deben tener una agenda o programa de los temas que se van a tratar, una duración establecida y el apoyo multimedia necesario para que se entiendan los puntos a tratar.

La duración

La brevedad es importante, para que el acto no se no eternice. Por ello conviene llevar un orden del día y seguirlo a rajatabla, procurando no desviarse de los temas tratados y en todo caso dejando para más tarde o para otra reunión posterior los temas secundarios que puedan surgir.

El liderazgo

Las buenas juntas son producto de un buen liderazgo. Ponte  a cargo y deja en claro que pretendes mantener la conversación oportuna, útil y relevante. Demuéstrales a tus colegas que respetas su tiempo asegurándote de que haya algún reloj visible para todos. Mantenerse en el tema es la clave para sostener un horario.

No te enfoques tanto en los pormenores de la junta como para olvidar ver el panorama general. Recuérdales a todos que están trabajando hacia un propósito mayor y no sólo contando los minutos. Piensa: ¿cómo esta reunión se adecúa a tu visión? ¿Cómo ayudará a la empresa? ¿Cómo beneficiará al equipo? ¿Cómo impulsará esta discusión el trabajo? Obtendrás mayor interés de los asistentes si consigues que todos entiendan por qué se reúnen.

Escucha y motiva: Es básico que durante la junta no solo te enfoques a resultados, sino que también te tomes el tiempo de felicitar a quien lo merezca o hacer un reconocimiento público a algún equipo en específico.

También pregúntales si hay algo que les moleste o que necesiten para hacer mejor su trabajo. Te aseguro que esto los motivará a dar lo mejor durante la semana y asistir con entusiasmo a la próxima reunión.

En la reunión, Incita al grupo a intercambiar opiniones. Haz preguntas que no puedan ser respondidas con “si” o “no”. Incita a los miembros del grupo a que piensen individualmente o colectivamente. Déjalos hablar. Haz una pregunta, espera un momento y luego llama a uno de los trabajadores para que responda. Esto hará pensar a todos en la respuesta.

Las personas clave han estado presentes. Estaban informadas de los temas a tratar. Han aportado valor a la reunión, quizá incluso por adelantado. Es hora de cerrar la reunión agradeciendo su labor en informar y tomar decisiones y mandar un acta o e-mail en el que se concreten los puntos clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones adquiridos.

En resumen, las reuniones de trabajo han de tener un propósito. Éste debe ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de antemano. Las personas valiosas quieren estar trabajando, sacando adelante proyectos y solucionando problemas. Las personas realmente motivadas no quieren estar en una sala esperando a que otro termine de hablar sobre un tema que casi no le afecta. Organiza así tus reuniones, y verás cómo sube el entusiasmo y la productividad en tu empresa.