La naturaleza de planificar
Planificar es esencialmente un trabajo mental requiere seleccionar y desarrollar cursos de acción para el futuro. No es necesariamente complicado y difícil de entender. En muchos aspectos es bastante simple pero planificar bien es un trabajo duro porque requiere entender y prepararse para el futuro.
La verdadera naturaleza de la planificación se entiende mejor mirando de cerca a lo que actualmente es la planificación su importancia y los pasos básicos en el proceso.
Qué es la planificación
En un sentido muy importante la planificación es la resolución de un problema. Siempre que un directivo se dé cuenta de lo que está consiguiendo no es lo que debería conseguir, existe un problema. El problema es cómo ir del nivel presente al nivel deseado. Como el gráfico que indica planificar requiere determinar cuál es el nivel actual del resultado, el resultado debería ser, y y que debería hacerse para llegar a él.
| Determinación de la situación actual | Determinación de cúal podría ser la situación actual | Determinación de qué debemos hacer |
Por lo que un plan es una exposición de lo que debe realizarse y como. planificar, simplemente, es decidir con antelación lo que se ve lo que debe ser conseguido, cuándo debe conseguirse, y cómo debe conseguirse.
La importancia de la planificación
Planificar es una parte importante del proceso de dirección por 2 razones como mínimo. Primera, es la única manera útil de reducir la incertidumbre y el riesgo asociados con el futuro. Segunda, el resultado efectivo de las otras tres funciones de dirección depende de una buena planificación.
A -Reducir la incertidumbre
Uno de los grandes problemas con que se encuentran los directivos y otras personas cualesquiera que sean, es que no pueden predecir el futuro con certidumbre. Una cosa es cierta, y es que el futuro es incierto. Esta incertidumbre hace difícil en la planificación – decidir qué es lo que debe conseguirse y como – pero también hace que una buena planificación sea mucho más importante.
Muchos directivos pasan una gran parte de su tiempo apagando fuegos. Difícilmente tienen éxito en el restablecimiento de una crisis antes de que otra crisis surja y nunca parecen conocer o darse cuenta de dónde vendrá la próxima. Mucha de esta constante pelea con el juego es el resultado de una planificación inadecuada – de no anticiparse y prevenir las crisis antes de que comience y de no prepararse para las que no pueden ser evitadas -.
Solo con una planificación efectiva puede un directivo creer que influencia lo que ocurre en el futuro. La planificación en sí misma es un intento de influencia y controlar lo que el futuro acarreará: con una buena planificación, muchos de los fuegos y el futuro pueden anticiparse y prevenirse.
Planificar es también la única forma efectiva de estar preparado para reaccionar a las incertidumbres del futuro. solo si los directivos planifican, no están a merced del futuro y pueden reaccionar a las cosas que les ocurran. No todas las crisis de management pueden prevenirse, Pero muchas pueden anticiparse y prepararse para reaccionar adecuadamente.
B -Importancia para las otras funciones
Planificar es la función primordial de la dirección o de un directivo. En el proceso de dirección cada uno de sus cuatro funciones se desarrolla para conseguir los objetivos de la organización. El resultado del proceso no es un fin en sí mismo, sino el medio para el fin del logro del objetivo. Ya que la planificación se refiere a la selección de estos objetivos y a la determinación de las actividades necesarias para su consecución, la acción de organizar, dirigir y controlar funciones se basa en la planificación. Consecuentemente, planificar bien es un prerrequisito para la ejecución efectiva de las otras funciones.
En la práctica, planificar y cada una de las otras funciones son inseparables; cada una se basa en las otras. La función de organizar comienza con los productos ( objetivos y actividades) de la función de planificación. Dirigir implica utilizar la estructura de la organización para que las actividades planificadas sean desarrolladas. Un buen resultado de la función de control es imposible sin objetivos claros, para utilizarlos como estándar.
| Planificacion | Organización | Dirección | Control |
Responsabilidad de la planificación
Planificar es una parte básica del proceso de dirección, y es responsabilidad de cada directivo el planificar; pero el carácter de planificar varía dependiendo del nivel y la autoridad del manager. Los ejecutivos tienen gran parte de libertad para planificar deben únicamente atenerse a políticas muy generales provenientes de la dirección.
Los supervisores tienen mucha menos libertad para decidir lo que podrían conseguir y cómo lo pueden conseguir, porque sus objetivos y actividades tienen que estar incluidas dentro de los objetivos y políticas de sus superiores. Es sin embargo, casi imposible para los superiores de escribir en profundidad los objetivos y políticas tan completamente que sus subordinados no tenga necesidad de ninguna responsabilidad para planificar. El alcance de la función de planificación varía, pero la planificación siempre es una parte del trabajo del directivo.
Mientras que la mayoría de los directivos no tienen una libertad ilimitada ni autoridad en la planificación, se sienten sin embargo responsables para planificar dentro de los límites impuestos sobre ellos. Es obligación de cada directivo hacer lo que sea necesario para conseguir su parte de los objetivos de la organización.
Esto significa que dentro de su autoridad y dentro de la política global, es su responsabilidad de planificar – establecer objetivos de desarrollo significativos y específicos para decidir en detalle lo que deben hacer para conseguir estos objetivos. Las personas que no tienen ninguna libertad para planificar, y por lo tanto ninguna responsabilidad sobre ello, no son realmente directivos.
