Comunicando errores al equipo

Este tipo de actuaciones, nos evitaran muchos problemas ya que estudiar detenidamente los motivos por los cuales un contratiempo se ha producido, nos evitará muchos problemas. Estudiar debidamente cada caso, hará que nuestras acciones correctivas en las incidencias del día a día…

Por regla general, los errores que suelen cometer nuestros trabajadores o nuestros equipos en la empresa, pueden ser de diferente índole y consideración, y es de vital importancia que estos sean comunicados y puestos en conocimiento lo más rápido posible al responsable o responsables de la misma o, puestos en conocimiento del jefe de departamento correspondiente.

Para que este tipo de situaciones no degenere en una situación problemática, y sea un éxito el resolver cualquier tipo de eventualidad entre nuestros trabajadores, se deben planificar y recurrir a una serie de pasos básicos.

La rapidez

Estaremos todos de acuerdo en que hay que cuidar los tiempos, ya que actuar con cierta precipitación, puede ser incluso hasta contraproducente. Hay que cuidar los tiempos por que antes habrá que estudiar los motivos por los cuales el error, errores y o fallos se han cometido.

Este tipo de actuaciones, nos evitaran muchos problemas ya que estudiar detenidamente los motivos por los cuales un contratiempo se ha producido, nos evitará muchos problemas. Estudiar debidamente cada caso, hará que nuestras acciones correctivas en las incidencias del día a día se solucionen de manera más eficiente.

No amonestar

Por regla general, el objetivo que se busca con este tipo de encuentros, no es el de amonestar sistemáticamente al responsable o responsables de una situación negativa en concreto, lo que se busca en primer término, es un cambio conductual.

La conversación

Debemos tener previsto un espacio habilitado para este tipo de encuentros y, debemos intentar en la medida de lo posible no ser molestados por cualquier circunstancia menor. Por otra parte debemos de tener a nuestra disposición, toda la documentación relativa y apuntes durante la preparación de la reunión. Seguiremos por ejemplo estas pautas:

La formalidad en la comunicación

Es muy posible que nuestro interlocutor, es decir nuestro empleado o empleados, puedan acudir a dicha reunión  con la idea preconcebida de que van a ser amonestados o, algo mucho peor, probablemente sea interesante por parte del directivo o responsable, dejar muy claro que el encuentro es para que entre todos hallemos una solución a un problema puntual.

No estaría de más si este fuera el caso, comenzar por relajar los ánimos, aun pudiéndose tratar de un problema de cierta gravedad, tampoco estaríamos dictando una sentencia de muerte y, podríamos comenzar por enumerar los aspectos positivos relacionados con la temática a tratar. Ejemplo: Valorar sus esfuerzos u su trabajo seria buena manera de empezar.

Los hechos

Es de vital importancia que la reunión no degenere en una batalla dialéctica o una fuerte discusión. Se tendría que tratar del tema en concreto enumerando el o los errores cometidos y su naturaleza.

Tiempo de atención

Expuesto todo por nuestra parte, será tiempo para que nuestro colaborador se explique y justifique los hechos que han hecho que esta reunión tuviera que celebrarse, anotaremos y rebatiremos con calma si es necesario con datos sus explicaciones.

Nuestro objetivo es que la parte contraria entienda y reconozca su error, así se podrá avanzar en la dirección correcta para la resolución del conflicto en cuestión. Ni que decir tiene que es en esta fase cuando se suelen descubrir conflictos en el puesto de trabajo existentes y que nosotros con toda probabilidad desconozcamos.

El control y su fecha

Debemos comprometer de la mejor manera posible al trabajador, que este debe quedar sujeto a una serie de compromisos y que estos deben quedar pactados con la dirección de la empresa. Todo ello se lo comunicaremos a nuestro receptor con un punto de complicidad y delicadeza.

Es entonces y a partir de este momento cuando estableceremos una serie de puntos de control semanal o mensual para apoyar y trabajar conjuntamente con el empleado en las incidencias que le han impedido efectuar sus tareas correctamente.

Finalizando el encuentro

Es importante que ambas partes sean positivas ya que es vital para todos el reafirmarse en los compromisos adquiridos mutuamente  y, en los que además debemos valorar en su justa medida todos los esfuerzos de nuestro empleado, conviene que sepa que además de renovarle la confianza que nosotros tenemos depositada en él, que también esperamos que su trabajo  sea tan bueno como el que viene demostrando tiempo atrás.

Es importante informar que durante todo el proceso de supervisión de su trabajo, que motivaremos y ayudaremos convenientemente a nuestro trabajador, es importante no cerrar la reunión con malas expectativas y falsas conclusiones, ya que de lo contrario produciríamos un cierto grado de desmotivación que no será de fácil solución en el futuro.

Levantando acta

En este encuentro y en similares siempre deberemos documentar y levantar acta de todo lo hablado y pactado. Por regla general será el responsable designado a tal efecto el que lleve a cabo dicha tarea, incluyendo una copia en el expediente del trabajador.

Solo y e casos realmente importantes o de cierta gravedad se entregará una copia escrita al trabajador o trabajadores, ya que esta servirá como recordatorio para un hipotético despido por acumulación de sanciones por parte de la empresa en caso de que no se resuelvan los problemas que han llevado a las partes a reunirse.

Debemos entender que este tipo de reuniones son de tipo confidencial y en la medida de lo posible no deben trascender fuera del despacho del responsable en cuestión, hemos de entender que, en algunos casos de cierta importancia, contar con testigos, como algún compañero y algún otro responsable o, incluso la propiedad de la empresa si se diera el caso de una persona o personas conflictivas o en conflicto no estaría de más.

Consejo: si no se disponen de datos o pruebas suficientes en dicha reunión, debemos mantener el control en todo momento y, en la medida de lo posible no recurramos a generalidades que nada tienen que ver con el encuentro en cuestión. Busquemos en todo momento, enriquecer la conversación, y sobre todo no subirse de tono.

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